Gjennom denne arkivplanen er rådmannens arkivansvar delegert på følgende måte:

Sørge for at organisering og oppfølging er i samsvar med lover og forskrifter om offentlig saksbehandling. I Rindal kan rådmann sitt overordna ansvar for arkivdanningen delegeres til en arkivleder. Arkivlederen er arkivfaglig overordnet de arkivansvarlige for områdene/sektorene og skal ha følgende arbeidsoppgaver:

• Å føre tilsyn med at sektorer/avdelinger og institusjoner følger gjeldende lovverk.
• Å forestå utarbeidelse av lokalt regelverk der dette må gjøres i følge forskrifter til Arkivloven.
• Å sørge for arkivfaglig opplæring av de ansatte i kommunen.
• Å føre tilsyn med at kommunens arkivrom er i forskriftsmessig stand.
• Å være ansvarlig for å ta initiativ til oppdatering/endring i arkivplanen.
• Å være kommunens saksbehandler i saker som gjelder arkivdanning, arkivplan og arkivrom.

Ansvarlig for kommunearkivet skal ellers følge det som er fastsatt i forskrift til Arkivloven.

Ansvarlig arkivleder har ansvaret for fjernarkivet og historisk arkiv i Rindal kommune. Arkivleder er også kommuens kontaktperson til IKA Møre og Romsdal. I dette arbeidet har arkivleder følgende oppgaver:

• Å føre tilsyn med at det eldre arkivmaterialet i kommunen er forsvarlig oppbevart og sikret.
• Å ta imot avleveringer til fjernarkivet.
• Å ta imot personregister som er gått ut av aktiv bruk.
• Å holde oversikt i fjernarkivet og historisk arkiv.
• Å være leder i kommunens Arkivforum.
• Å være kommunens saksbehandler i saker som gjelder eldre arkiv.
• Å være kontaktperson mot IKA

Leder for områder/enheter er delegert det administrative ansvaret for de aktive arkivene i sine områder. Ved avlevering til fjernarkivet blir det administrative ansvaret for det avleverte arkivmaterialet overført fra område-/sektorleder til rådmannen.

Område-/enhetsledere skal peke ut arkivansvarlig i området.
 Arkivansvarlig i området/enheten er arkivfaglig underordnet arkivlederen, og skal se til at områdene følger de retningslinjer og rutiner som gjelder for arkivarbeidet i Rindal kommune. Arkivansvarlig i området skal være medlem i kommunens arkivforum. De arkivansvarlige på områdene kan finne fram og sette tilbake materiale fra egen enhet som er avlevert til fjernarkivet.

Leder for skoler, institusjoner o.l. er delegert det administrative ansvaret for aktivt arkiv og bortsettingsarkiv i sine enheter. Lederen kan selv fungere som arkivansvarlig eller delegere dette ansvaret til en annen. Arkivansvarlig for institusjonen er arkivfaglig underordnet arkivlederen og skal se til at en følger de retningslinjer og rutiner som gjelder for arkivarbeidet i Rindal kommune

Leder for enheter, avdeling og institusjon som fører meldepliktig personregister etter Personregister- loven er registeransvarlig. Dette gjelder skolefaglig ansvarlig, PO-leder, sosialleder, rektorer og styrere for barnehager. Registeransvarlig har ansvaret for at regelverket i Datatilsynet blir fulgt.

I Rindal kommune er alle linjeledere underlagt arkivleder i arkivspørsmål. Når det gjelder arkivansvaret i objektarkivene, er linjelederne underlagt arkivpersonalet som har ansvaret for det aktuelle objektarkivet.

Administrasjonssjefen har arkivansvaret

Arkivleder har det daglige ansvaret for arkivtjenesten. Godkjent arkivplan skal være med i kommunen sin årsplan.

I kommunen er det administrasjonssjefen (rådmannen) som har det overordnede arkivansvaret (jfr. Arkivforskrifta §1-1). Som administrasjonssjef i Rindal kommune anbefaler jeg alle medarbeidere om å sette seg godt inn i og følge retningslinjene i arkivplanen.